Ver y administrar cuentas de usuario

Ver y administrar cuentas de usuario

Descripción general

Como administrador, tienes acceso a diversas herramientas para gestionar las cuentas de usuario en toda la plataforma. Desde consultar los detalles de las cuentas hasta editarlas, transferirlas y fusionarlas, estas herramientas te ayudan a mantener los registros de usuario actualizados y precisos. Este artículo describe las funciones de gestión de cuentas disponibles y cómo utilizarlas.

Información
Tenga en cuenta que la plataforma empresarial utiliza el término «aprendices» y la plataforma académica utiliza el término «estudiantes». En este artículo, ambos términos son intercambiables.
Información
Tenga en cuenta que la plataforma empresarial utiliza el término «instructores» y la plataforma académica utiliza el término «profesores». En este artículo, ambos términos son intercambiables.

Visualización de cuentas de usuario

Para ver la lista de todos los usuarios de su sitio:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en "Todo" en el menú desplegable.
    1. Tenga en cuenta que solo los administradores tienen acceso a la pestaña "Todo".
Panel de administración con el menú Usuarios activo y Todos resaltados en el menú desplegable.

La pestaña "Todos" muestra a todos los usuarios y sus roles.

  1. Haz clic en las flechas de ordenación de la columna "Última visita" para ordenar a todos los usuarios por la fecha y hora de su última visita.
  2. Haz clic en la pestaña de tipo de cuenta/rol para ver una lista filtrada de usuarios con un rol específico.
    1. Por ejemplo, haga clic en Instructores para ver una lista de todos los usuarios con el rol de Instructor en su sitio.
    2. Tenga en cuenta que los usuarios pueden tener varios roles y, por lo tanto, aparecer en varias pestañas.

Información
Para obtener más información sobre los roles disponibles (también conocidos como tipos de cuenta) en la plataforma, visite el artículo Tipos de cuenta .

Usuarios, pestaña Todos

Cada sitio tiene exactamente un Superadministrador, y este rol conlleva varias responsabilidades únicas:

  • Solo el superadministrador puede eliminar el sitio.
  • Solo el superadministrador puede transferir el rol de superadministrador a otro administrador.
  • Ningún otro usuario puede iniciar sesión como superadministrador.
  • Ningún otro usuario puede restablecer la contraseña del superadministrador ni ver su información de usuario/contraseña.
  • La cuenta de superadministrador no se puede eliminar.

Para ver el Superadministrador de su sitio:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en Administradores en el menú desplegable.
  3. El superadministrador está indicado por el Superadministrador Icono de superadministrador icono en la columna de Superadministrador.
Pestaña Usuarios, Administradores con el icono de Superadministrador resaltado

Existen diversas maneras de localizar usuarios. La forma más rápida es usar la función de búsqueda. Para buscar usuarios:

  1. Seleccione una pestaña de rol de usuario. En el ejemplo siguiente, está seleccionada la pestaña "Aprendices" .
    1. Si desconoce el rol de un usuario, haga clic en la pestaña "Todos" .
  2. Haz clic en buscar Icono de búsqueda icono.
Usuarios, pestaña Alumnos con el icono de búsqueda resaltado

Aparece la barra de búsqueda.

  1. Si buscas un usuario específico, puedes escribir su nombre directamente en el campo de búsqueda.
  2. También puedes filtrar usuarios haciendo clic en el filtro. Icono de filtro icono.
  3. A continuación, haga clic en Nuevo filtro...
Pestaña Usuarios, Alumnos con el icono de Filtro resaltado en la barra de búsqueda

Se muestran las nuevas opciones de filtro.
  1. Haz clic en la primera lista desplegable para seleccionar un campo de la cuenta por el que quieras filtrar la lista.
    1. Puedes seleccionar opciones como tipo de cuenta, nombre, apellido, grupo, ID de usuario y más.
  2. Haz clic en el segundo menú desplegable para seleccionar una condición.
    1. Los filtros pueden tener diferentes condiciones, como contiene, es igual a y está en .
  3. En el cuadro de texto, introduzca el término de filtrado.
    1. El filtro filtrará automáticamente la lista.
Usuarios, pestaña Alumnos con Nombre seleccionado como campo de filtro y el menú Condición activo

Puedes refinar tu búsqueda añadiendo varios filtros.
  1. Para agregar otro filtro, haga clic en agregar Agregar icono icono.
  2. Para cancelar un filtro, haga clic en el icono de la X para eliminar .
Usuarios, pestaña Alumnos con dos filtros y los iconos Eliminar filtro y Agregar filtro resaltados.

Una vez creados los filtros, puede guardarlos. Para guardar un filtro:

  1. Haz clic en Guardar Icono de guardar icono.
Dos filtros de aprendizaje con el icono Guardar resaltado

Para eliminar un filtro guardado:

  1. Haz clic en Eliminar Icono de eliminar icono.
Dos filtros de aprendizaje con el icono de Eliminar resaltado

Para imprimir una lista de usuarios:

  1. Utilice las pestañas o los filtros para crear una lista de usuarios.
  2. Haz clic en tu foto de perfil .
  3. Haz clic en Imprimir esta página en el menú desplegable.
Usuarios, pestaña Alumnos con el menú Perfil activo y Imprimir esta página seleccionado.

Se abrirá una ventana emergente de impresión en su navegador.

  1. Haz clic en Imprimir para imprimir la(s) página(s).
    1. Tenga en cuenta que la lista incluye automáticamente a todos los estudiantes, incluso si ocupan varias páginas en el navegador.
Ventana emergente de impresión del navegador con vista previa de la lista de usuarios y el icono de impresión resaltado.

Para exportar una versión PDF de la lista:

  1. Haz clic en el menú desplegable Destino .
  2. Haz clic en Guardar como PDF .
  3. Haz clic en Guardar .
Ventana emergente de impresión del navegador con vista previa de la lista de usuarios y el menú Destino activo y resaltado.

Otra forma de ver los roles y usuarios de su sitio es a través del catálogo de usuarios. Para ver el catálogo de usuarios:
  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haga clic en Catálogo .
Se muestra el catálogo de usuarios . Los roles de cuenta se muestran como mosaicos, con el número de usuarios asignados a cada rol indicado en el mosaico. Es importante tener en cuenta que los usuarios pueden tener varios roles y aparecerán en cada una de sus respectivas categorías de roles.

Usuarios, Catálogo

Como administrador, puede reemplazar las imágenes utilizadas en el catálogo de Usuarios. Para reemplazar una imagen:

  1. Coloca el cursor sobre la imagen.
  2. Haz clic en el engranaje. icono de engranaje icono.
  3. Haz clic en Cambiar imagen .
  4. Arrastra y suelta una nueva imagen o haz clic para buscar un archivo.
    1. Tenga en cuenta que el tamaño de la imagen de reemplazo del catálogo debe ser de 500 px x 375 px.
  5. Haz clic en Guardar.
Usuarios, Catálogo, con el menú Configurar activo para un mosaico de tipo Cuenta

Para localizar usuarios, puede utilizar los filtros de búsqueda del panel derecho.
  1. Nombre : Introduzca un nombre completo o parcial para comenzar a filtrar la lista de usuarios.
  2. Correo electrónico : Introduzca el nombre completo o parcial de un usuario para comenzar a filtrar la lista de usuarios.
  3. Organización : Seleccione una organización para ver una lista de los usuarios que pertenecen a ella.
  4. Rol : Seleccione uno o más roles para filtrar a los usuarios por rol.

Widget de búsqueda de usuarios

Al introducir un término de filtro, como nombre o correo electrónico, se devuelven automáticamente los usuarios que coinciden con el filtro.
Idea
Consejo útil: Si haces clic en el nombre de un usuario, se mostrará su perfil. En la sección superior derecha de su página de perfil, se muestran todos los roles asociados a su cuenta.

Usuarios, Catálogo con un usuario listado que coincide con el nombre de búsqueda

Para borrar los filtros de búsqueda:

  1. Haz clic en reiniciar Icono de reinicio icono en el widget de búsqueda en el panel derecho.
Usuarios, Catálogo con el icono de Reinicio resaltado en el widget de búsqueda

Editar cuentas

Una vez creadas las cuentas, puede editarlas. Para editar cuentas:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Seleccione la(s) cuenta(s) que desea editar.
  4. Haz clic en Editar .
Usuarios, pestaña Alumnos con tres usuarios seleccionados y el botón Editar resaltado.

Se muestra cada cuenta y sus campos editables.

  1. La mayoría de los campos de la cuenta son editables y puedes cambiar/actualizar el tipo de cuenta.
  2. Cuando se hayan realizado todas las actualizaciones, haga clic en Guardar .
Usuarios, página de edición de usuarios

También puedes editar una cuenta individual a través de la página de perfil del usuario.

  1. Acceder a la página de perfil de un usuario.
  2. Haz clic en Editar .
Página de perfil de usuario con el botón Editar resaltado

Reenviar instrucciones de inicio de sesión

La plataforma también permite reenviar las instrucciones de inicio de sesión a los usuarios. Para reenviar las instrucciones de inicio de sesión:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Seleccione la(s) cuenta(s) a la(s) que desea reenviar las instrucciones de inicio de sesión.
  4. Haz clic en Reenviar inicio de sesión .
Información
Tenga en cuenta que esta opción no está disponible si habilita el inicio de sesión único para su portal. Si alguno de los usuarios seleccionados tiene contraseñas cifradas, esta opción no se procesará, ya que, por motivos de seguridad, las contraseñas personales no se pueden enviar por correo electrónico.

Usuarios, pestaña Alumnos con tres usuarios seleccionados y el botón Reenviar inicio de sesión resaltado.

Nombres de usuario y contraseñas

Como administrador, puede ver los ID de usuario y las contraseñas no cifradas, y ayudar a los usuarios a restablecer sus contraseñas. Para ver los ID de usuario y las contraseñas:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Seleccione la(s) cuenta(s) que desea consultar.
  4. Haz clic en Contraseñas.
Usuarios, pestaña Alumnos con tres usuarios seleccionados y el botón Contraseñas resaltado.

Se mostrará la información del usuario. La información mostrada variará según las políticas de su organización y plataforma.

Para restablecer contraseñas:
  1. Seleccione el/los usuario(s).
  2. Haz clic en Restablecer contraseñas .
Usuarios, pantalla de contraseñas de ID de usuario con tres usuarios seleccionados

Se restablecen las contraseñas de los usuarios y se muestran las nuevas contraseñas, que usted puede proporcionárselas.

Los usuarios reciben un mensaje en la plataforma que les avisa de que sus contraseñas han sido restablecidas.

Usuarios, con tres contraseñas de usuario restablecidas

Transferencia de cuentas

Si tu empresa o centro educativo forma parte de una red, la plataforma te permite transferir cuentas entre empresas o centros educativos. Para transferir una cuenta a otra empresa o centro educativo de la red:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Seleccione las cuentas que desea transferir.
  4. Haga clic en Transferir .
  5. Seleccione el destino: empresa o escuela.
  6. Haga clic en Transferir .

Información
Durante el proceso de transferencia, los usuarios son dados de baja de sus cursos, se eliminan sus registros de calificaciones y se les excluye de cualquier grupo empresarial. Si un instructor es transferido, sus cursos permanecen en la empresa anterior y no se transfieren a la nueva.

Usuarios, pestaña Alumnos con tres usuarios seleccionados y el botón Transferir resaltado.

Usuarios de archivo

El archivado de usuarios es muy útil para empresas o centros educativos que desean conservar los registros de usuarios con fines analíticos y de archivo. Un usuario archivado ya no puede iniciar sesión, pero todos sus datos se conservan y están disponibles para su consulta.

Información
Nota: puede archivar cualquier tipo de usuario, excepto las cuentas de superadministrador.

Para archivar usuarios:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Seleccione las cuentas que desea archivar.
  4. Haz clic en Archivo .
Usuarios, pestaña Alumnos con un usuario seleccionado y el botón Archivo resaltado.

Se muestra una página de confirmación.
  1. Haz clic en Confirmar .
Usuarios, confirmen la página de archivo de usuario para un usuario.

Una vez archivado el usuario, su perfil aparecerá en la pestaña "Archivado". La fecha de archivado se mostrará en la columna "Archivado el".

Usuarios, pestaña Archivado

La página de perfil del usuario también se muestra cuando la cuenta se archivó en el widget de Cuenta.

Página de perfil de usuario con la información de fecha de archivo resaltada en el widget de Cuenta.

La plataforma permite reactivar usuarios archivados. Para reactivar usuarios archivados:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Haz clic en la pestaña Archivados .
  4. Seleccione las cuentas que desea reactivar.
  5. Haz clic en Desarchivar .
Usuarios, pestaña Archivados con un usuario seleccionado y el botón Desarchivar resaltado.

Etiquetar usuarios

La plataforma permite a los administradores añadir etiquetas a los perfiles de usuario. Para añadir una etiqueta a un perfil de usuario:

  1. Acceda a la página de perfil del usuario.
  2. Localiza el widget de Cuenta en el panel derecho.
  3. Haz clic en el botón Añadir Agregar icono icono en la sección Etiquetas del widget Cuenta.
    1. Si el usuario tiene etiquetas existentes, haga clic en editar. Icono de edición icono.
Información
Tenga en cuenta que solo los administradores pueden ver el área de etiquetas en la página de perfil.
Página de perfil de usuario con el icono Agregar resaltado en la sección Etiquetas del widget Cuenta

  1. Escribe el nombre de una etiqueta en el cuadro de texto.
  2. Utilice una coma para crear etiquetas adicionales.
    1. Para eliminar una etiqueta, haga clic en el icono X que aparece sobre ella.
  3. Haz clic en guardar cuando hayas terminado de añadir las etiquetas.

Página de perfil de usuario, widget de cuenta con una segunda etiqueta añadida al perfil de usuario.

Tras etiquetar a los usuarios, puedes buscarlos en función de esas etiquetas.
  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Haz clic en el icono de búsqueda .
  4. Escribe una etiqueta con el símbolo ## seguida del nombre de la etiqueta. En el ejemplo siguiente se utilizan las etiquetas #visual learner y #video.
    1. Si añades más de una etiqueta, solo se mostrarán en los resultados de búsqueda los usuarios que tengan ambas etiquetas.
  5. Los usuarios con las etiquetas indicadas se mostrarán automáticamente.

Pestaña Usuarios, Alumnos con dos etiquetas añadidas y resaltadas en la barra de búsqueda

También puedes usar filtros de etiquetas en cualquier lugar donde se pueda aplicar un filtro de usuario. Por ejemplo, puedes filtrar listas de usuarios, aplicar reglas de automatización, realizar exportaciones, etc., según las etiquetas de usuario.

Para aplicar un filtro a una búsqueda de usuario:
  1. Haz clic en el icono de búsqueda .
  2. Haz clic en el icono de filtro .
  3. Haz clic en Nuevo filtro...
  4. Seleccione Etiquetas en el primer menú desplegable.
  5. La condición se establece por defecto en.
  6. Escribe el nombre de la etiqueta.
    1. Tenga en cuenta que no es necesario agregar una etiqueta (#) al realizar una búsqueda con un filtro.
  7. Los resultados de la búsqueda se mostrarán automáticamente.
Pestaña Usuarios, Alumnos con un filtro añadido en el área de búsqueda

Si el etiquetado avanzado estaba habilitado en su plataforma y se asoció un grupo de etiquetas a los usuarios, dicho grupo de etiquetas será visible en la página de perfil del usuario, en el widget de Cuenta.

Para obtener más información sobre el etiquetado avanzado, visite el artículo sobre etiquetas .

Imagen de perfil de usuario con un ejemplo de un menú desplegable de etiquetas avanzadas en el widget de Cuenta.

Eliminar cuentas

Para eliminar cuentas:

  1. Haz clic en Usuarios en el menú de navegación principal.
  2. Haz clic en la pestaña del tipo de cuenta.
  3. Seleccione las cuentas que desea eliminar.
  4. Haz clic en Eliminar .
Usuarios, pestaña Alumnos con dos alumnos seleccionados y el botón Eliminar resaltado.

Se mostrará una página de confirmación. Para finalizar el proceso:

  1. Haz clic en Confirmar .
Los usuarios confirman la eliminación de la página para dos usuarios.

También puedes eliminar una cuenta a través de la página de perfil del usuario.

  1. Acceder a la página de perfil de un usuario.
  2. Localiza el widget de Cuenta en el panel derecho.
  3. Haz clic en Eliminar en el widget de Cuenta.
  4. Completa la página de confirmación para eliminar la cuenta.
Página de perfil de usuario con el botón Eliminar resaltado en el widget de Cuenta.

Agregar mentores a las cuentas

La plataforma permite asignar un mentor a las cuentas de usuario. Para añadir un mentor a un usuario:

  1. Acceda a la página de perfil del usuario.
  2. Haz clic en la pestaña Mentores .
Página de perfil de usuario con el botón Mentores seleccionado en el menú de perfil.

  1. Haz clic en + Agregar .
Página de perfil de usuario, página de Mentores con el botón Agregar resaltado

La ventana emergente "Seleccionar usuarios" muestra una lista de mentores.

  1. Selecciona un mentor de la lista de coincidencias.
  2. Haz clic en la flecha derecha para mover al mentor a la lista de seleccionados.
  3. Haz clic en Agregar .
Aparece una ventana emergente con un usuario añadido a la columna Seleccionados.

Se le ha asignado un mentor al usuario. Para eliminar las cuentas de mentor:

  1. Acceda a la página de perfil del usuario.
  2. Haz clic en la pestaña Mentores .
  3. Seleccione al mentor.
  4. Haz clic en Eliminar .
Página de perfil de usuario, página de mentor con un mentor seleccionado y el botón Eliminar resaltado.

También puedes añadir aprendices a las cuentas de mentores. Para añadir aprendices a una cuenta de mentor:

  1. Acceda a la página de perfil de un mentor.
  2. Haz clic en la pestaña "Mentees" .
  3. Haz clic en + Agregar .
  4. Seleccione a sus pupilos utilizando el selector de personas.
Perfil del mentor, página de aprendices con el botón Agregar resaltado

    Iniciar sesión como usuario

    Como administrador, puede iniciar sesión como cualquier usuario de la plataforma, excepto el Superadministrador. Esta función le permite investigar y solucionar problemas de los usuarios. Para iniciar sesión como otro usuario:

    1. Acceda a la página de perfil del usuario.
    2. Localiza el widget de Cuenta en el panel derecho.
    3. Haz clic en Iniciar sesión como este usuario .


    Aparece la ventana emergente "Iniciar sesión como este usuario".
    1. Haz clic en Iniciar sesión en modo de actualización si quieres que se registren tus acciones, como la finalización de un curso.
    2. Haz clic en Iniciar sesión en modo incógnito si no quieres que se registren tus acciones.
    Ventana emergente para iniciar sesión como este usuario

    Tras seleccionar una opción de inicio de sesión, accederá como usuario y podrá investigar y solucionar problemas basándose en su experiencia en el portal. Para cerrar la sesión como usuario:
    1. Haz clic en el menú Perfil.
    2. Haz clic en Cerrar sesión .
    Se te devolverá a tu cuenta.

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